給与計算のコツ

給与計算には、手間やコストを省く、正確性を保つなどの観点で、色々なコツがあります。このコーナーでは、そのコツについて、どうしてそうした方が良いのかという理由と、効果を最大化する具体的な実行方法をお伝えします。

締日と支払日

会社が小さいうちは、全員を役員や肩書き付にしていることが珍しくありません。そのような会社は、給与の中に時間に影響される要素がないことがほとんどです。
時間に影響される要素とは、残業代、欠勤控除、遅刻早退控除、時給などのことです。そのような会社では、勤怠の記録を見ないで給与計算ができるので、給与の締日と支払日が同じだったり、支払日の方が早かったりする場合があります。
ところが、人数が増えてきて、残業代ありの人や、パートタイム勤務者などが出始めると、勤怠の記録を給与に反映させる必要が出てきます。このとき、支給日を締日より後にしておかないと、勤怠の記録が締まる前に給与を支払うことになってしまい、月給の人と時給の人で違うサイクルにする、残業代だけを翌月払いにする、などイレギュラーな対応を迫られることになります。
また、給与計算にかかる日数分の余裕を持っておくことも大切です。勤怠記録が締まるまでの日数(上長の確認など)、給与計算にかかる日数(計算担当者の忙しさや、アウトソース先とのやりとりの日数など)、そして振込にかかる日数(銀行の給与振込サービスを使用した場合、3営業日前が締め切り期限など)も考慮して決めましょう。
給与は従業員の生活に関わるものですから、人数が増えてからサイクルを見直すのでは影響が大きくなってしまいます。複雑にならないうちから、複雑になったときのことを考えてサイクルを決めましょう。
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