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例えば、タイムカードをつけて給与計算担当者に提出するなどです。本社の社員は紙のタイムカードに記録して、支店の社員は電子データに記録して本社にメールで送る、などの運用が考えられます。
送付の手間・コスト・配送時間などが原因のことが多いですが、紙の処理と電子データの処理の両方に対応した業務のフローを組まないと行けなくなり、非効率です。また、端数処理の設定が紙と電子データで異なるなどのミスがあると、同じ社内で不公平が生じるといった弊害も起こります。
こういった「業務の複線化」は、その業務が始まった当初から行われていることは少なく、会社の体制が変わるときに開始されることが多いです。例えば、本社だけだった会社に支社ができる、リモートワークする社員が出るなどです。業務全体を変えようとすると、その事前検討やテスト運用などが必要になるため、少数派を別系統の業務フローで運用しようとすることが多々あります。試験的に行っていずれ一本化するのならまだ良いのですが、いつまでも「例外的に」で済ませていて、結局は複線化された業務が走り続けるという結果になっているところが少なくありません。
正確性と効率の両方の観点から、なるべく早期に一本化をお勧めします。
効率の良い順に並べると、電子データの一括処理、電子データの個別処理、紙の個別処理という順番になります。一括処理の全部または一部を自動化すると、さらに効率が上がります。