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全国の中小企業の給与計算を代行します


  株式会社バックオフィスは、経理代行(記帳代行)、給与計算、振込代行、経理指導を中小企業向けに格安で行っています。
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記帳代行 給与計算 経理指導 決算駆け込み 年末調整 事務代行 会社設立


給与計算サービス サービス詳細
サービスの範囲
当社のサービスは、「お客様がなるべく楽になるように」という考え方のもとに、当社が正確な給与明細を低コストで作成するために最小限のことだけをしていただければよいようになっています。

お客様に担当
していただくこと
  • 勤怠の記録(タイムカード・出勤簿等)
  • 入退社時の書類の受け渡し(保険証・源泉徴収票等)
  • 証憑書類の記入・送付
  • 質問への回答
当社の担当
  • 給与項目の判断
  • 給与計算ソフトへの入力
  • 不明点の質問
  • 給与明細書及び給与明細一覧表の作成
  • 年末調整
  • 証憑書類の貼付・ファイリング
税理士の担当
  • 年末調整計算※
  • 源泉徴収票・源泉徴収簿等の作成※
  • 源泉所得税納付書の作成※
  • 給与支払報告書・給与支払報告書総括表の作成・提出※
  • 支払調書・法定調書合計票の作成・提出※
  • 税務相談
  • 税務署等への届出
  • 税務調査対応
社会保険労務士
の担当
  • 社会保険の手続き(入退社・給与変更・扶養家族変更・賞与支払届・算定基礎届等)
  • 労働保険の手続き(入退社・年度更新等)

※場合により、一部を当社内で実施することもあります。

【納品・返却物】
毎月
  • 給与明細書
  • 給与明細一覧表
  • 源泉徴収票(退職者がいる場合)
年末調整時
  • 年末調整明細書(本人交付・会社保存)
  • 源泉徴収票(本人交付・税務署提出)
  • 給与支払報告書(市区町村提出)
  • 給与支払報告書総括表(市区町村提出)
  • 支払調書(本人交付・税務署提出)
  • 法定調書合計表(税務署提出)
  • 源泉徴収簿(会社保存)
  • ファイリングした証憑書類(会社保存)

【注意事項】
決算処理の関係上、年末調整時の納品物の一部は、次回の決算終了まで当社でお預かり致します。

ポイント1 業務のマニュアル化による高品質・低コスト化
給与計算の仕事の90%は毎月同じ内容の繰り返しです。勤怠の日数・時間数が違い、それによって残業代等が変わるだけという人がほとんどで、中には毎月同じ金額の固定給の人もいます。こうした会社での給与計算は、従業員データの変更や入退社をきちんと押さえておけば、ほとんど問題なくできるのです。まさにマニュアル化に適した業務です。
ところが、中小企業が自社で給与計算を行う場合、専任の担当者がいないなどの問題で、マニュアルを作る労力の方が大きくなってしまい、あまり現実的ではありません。その結果、担当者が変わると処理方法が変わってしまったり、同じ担当者でも毎月の処理に一貫性がないなどの問題が出てきます。また、自社で給与計算をやっている場合、税金や社会保険の制度変更についていけずに、徴収額を間違えているというケースも多く見られます。 当社は多数のお客様の給与計算をさせていただいているため、こうした処理の手順を全て業務処理マニュアルで定義してしまい、誰が処理しても同じ結果が出るようにしています。これで、90%のルーチン業務については完璧です。

ポイント2 2つのマニュアルで、会社特有の業務にもしっかり対応
業務処理マニュアルは、全てのお客様に共通の処理方法が記述されています。しかし、会社毎に異なる処理があるのもまた事実です。そこで、一社一社のお客様毎に「処理要項」というもう一つの個別マニュアルを作り、業務処理マニュアルとは違う処理方法がある場合について明確に記述しています。これによって、会社による給与体系や計算方法の違い、業界特有の労務慣行などにも対応しており、お客様個別の事情が画一的な基準に無理に当てはめられてしまうこともありません。
この処理要項は、お客様を担当させていただく当社のコンサルタントが、決まったフォームを元に作成します。お客様の事情を最も良くわかっている担当コンサルタントが、自らお客様の業務を処理しながら処理要項を作成することで、業務処理マニュアルだけでは対応できない処理をもれなく書き出していくことができるのです。

ポイント3 正確な処理のコツは「徹底」
当社の業務処理マニュアルには、どのスタッフでも最速で同じ処理結果を出せるように、非常に細かいことまで決めてあります。例えば、こんなことがあります。
  • 給与計算ソフトへの入力時には、キーボードの手前に入力中の資料を置き、入力が終わったものを左に重ねていく。
  • 入力時には、マスターデータが前月と変更になっているかどうかのチェックを最初に行う。
  • 不明点がある場合は全て質問シートに書き出し、不明な部分を入力せずに、不明点がある資料は黄色いクリアフォルダに入れて次の作業を続ける。迷って作業を止めてはいけない。
  • 入力後の資料は水色のクリアフォルダに入れる。
  • 資料保管の順番は、手前が処理済みの青フォルダ(月順)、その奥に質問中の資料(黄色いフォルダ)、未処理の資料(赤いフォルダ)を置く。
上記は一例です。多くのお客様のデータを処理しながら積み重ねた豊富な経験から、当社では極端なまでの標準化を推進し、正確で高速な処理ができる体制を追求してきました。他にも、インフラとなるOSやソフト・日本語変換システム等は、こうした業務に最適な形で全てのパソコンが同じ設定になっており、誰がどのパソコンを使っても同じ結果が出せるようになっています。こうして管理を徹底することにより、速くて正確な処理が可能になります。業務マニュアルには「必ず」という言葉が多用されていますが、逆に「処理する」などという曖昧な言葉は一切使用していません。

ポイント4 例外は例外処理としてきっちり対応
上記のように定型的な処理をすると、逆に、例外的な処理が難しくなるのが普通です。これをカバーするのが当社のコンサルタントです。お客様と直接お会いする担当コンサルタントが持っている情報量は膨大です。茶飲み話に出てきたことでも、思い出せば有用なヒントになることがあるのです。こういった情報を元に、アルバイトスタッフが抽出した質問事項を担当コンサルタントが解明するという業務の流れができています。担当コンサルタントも知らない事項があった場合には、お客様への質問として電子メールやFAXをお送りします。回答をいただければ問題は解決し、給与計算ソフトにそれを反映すると、給与明細として納品できる状態になります。
また、質問した事項と頂いた回答は、業務処理マニュアルや処理要項に追加していって、もう一度同じ質問をしなくてもすむようにしています。


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